Segitiga Manajemen Proyek dan Tahapan Manajemen Proyek

Segitiga Manajemen Proyek dan Tahapan Manajemen Proyek – Segitiga Manajemen Proyek atau Project Management Triangle adalah suatu model Manajemen Proyek yang digunakan oleh para Manajer Proyek untuk menganalisis dan memahami kesulitan yang mungkin akan terjadi pada saat penerapan dan pelaksanaan proyek. Boleh dikatakan bahwa hampir semua proyek bakal akan mengalami kendala-kendala dalam pelaksanaannya, baik itu kendala yang berskala besar maupun yang kecil. Namun kendala-kendala tersebut tidak boleh dijadikan penghambat dalam menyukseskan pelaksanaan proyek. Semua kendala harus diatasi dan dicari cara untuk menyelesaikannya.
Baca juga : Pengertian Manajemen Proyek dan karakteristiknya.

Segitiga Manajemen Proyek

Pada umumnya, terdapat Tiga Kendala Utama yang saling berketergantungan dalam suatu proyek yaitu Waktu, Biaya dan Lingkup. Ketiga Kendala Utama atau Constraint tersebut juga dikenal dengan Segitiga Manajemen Proyek.  Keseimbangan ketiganya sangat menentukan kualitas proyek yang dilaksanakan.

Waktu (Time)

Waktu merupakan salah satu faktor terpenting dalam menangani suatu proyek. Setiap proyek memiliki batas waktu dalam penyelesaiannya, ada yang memerlukan waktu panjang, ada juga memerlukan waktu pendek. Waktu penyelesaian tugas dalam suatu proyek sangat tergantung pada jumlah orang dan pengalaman serta keterampilan orang-orang tersebut dalam mengerjakan tugas-tugasnya.

Kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek akan berakibat buruk terhadap organisasi, misalnya terjadi teguran dari pelanggan, denda akibat keterlambatan, mengurangi kepercayaan pelanggan terhadap organisasi dan biaya-biaya lainnya. Salah satu penyebab ataupun alasan terjadinya kegagalan dalam memenuhi batas waktu penyelesaian proyek dalam suatu organisasi adalah kurangnya sumber daya yang dimilikinya.

Menurut Buku “Project Management Body of Knowledge (PMBOK)”, proses penanganan waktu dalam manajemen proyek terdiri dari :

1. Plan Schedule Management (Manajemen Perencanaan Jadwal)
2. Define Activities (Pendefinisian Kegiatan)
3. Sequence Activities (Urutan Kegiatan)
4. Estimate Activity Resources (Estimasi Sumber daya Kegiatan)
5. Estimate Activity Durations (Estimasi Durasi atau Jangka Waktu Kegiatan)
6. Develop Schedule (Pengembangan Jadwal)
7. Control Schedule (Pengendalian Jadwal)

Biaya (Cost)

Setiap proyek memerlukan Biaya dalam pelaksanaannya. Biaya-biaya tersebut diantaranya seperti biaya tenaga kerja, biaya peralatan dan biaya-biaya sumber daya lainnya. Oleh karena itu, penganggaran (Budgeting) atau perkiraan biaya merupakan suatu hal yang sangat penting untuk memastikan proyek yang dijalankan tersebut dibawah biaya tertentu.

Kadang-kadang Manager Proyek harus mengalokasikan sumber daya tambahan untuk mencapai batas waktu yang ditentukan sehingga memerlukan biaya tambahan dan juga kemungkinan munculnya biaya penalti akibat keterlambatan dalam penyelesaian proyek.

Beberapa proses dalam penanganan Biaya dalam Manajemen Proyek diantaranya seperti :

1. Cost Estimating, Estimasi Biaya yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.
2. Cost Budgeting, Penganggaran biaya yang menggabungkan estimasi biaya sumber daya yang dibutuhkan, paket pekerjaan dan biaya-biaya kegiatan lainnya sehingga membentuk suatu rencana biaya yang sistematis.
3. Cost Control (Pengendalian Biaya). Faktor-faktor yang mengakibatkan fluktuasinya biaya dapat dikendalikan dengan beberapa alat manajemen biaya.

Lingkup (Scope)

Lingkup atau Scope yang dimaksud disini adalah hasil akhir yang ingin dicapai oleh pelaksanaan proyek itu sendiri. Hasil akhir tersebut harus didefinisikan secara spesfik dan dikomunikasi ke semua anggota tim yang melaksanakan tugas-tugas dalam proyek. Pada umumnya, komponen utama dalam lingkup adalah kualitas produk akhir. Seorang Manajer Proyek harus mengetahui cara untuk mengelola lingkup atau scope suatu proyek termasuk perubahannya yang akan berdampak pada waktu dan biaya.

Enam Tahapan Manajemen Proyek

Setiap Proyek akan mengalami enam tahapan seperti dibawah ini :

1. Project Definition (Pendefinisian Proyek), yaitu mendefinisikan tujuan proyek dan faktor-faktor yang harus dipertimbangkan agar proyek yang dilaksanakan tersebut berhasil dengan kualitas yang diinginkan.
2. Project Initiation (Inisialisasi Proyek), yaitu perencanaan awal terhadap sumber daya yang akan digunakan sebelum suatu proyek dimulai.
3. Project Planning (Perencanaan Proyek), yaitu menguraikan dengan jelas bagaimana sebuah proyek harus dijalankan. Pada Project Planning ini, akan terlihat dengan jelas pentingnya Segitiga Manajemen Proyek yaitu Waktu, Biaya dan Ruang Lingkup suatu Proyek.
4. Project Execution (Pelaksanaan Proyek), yaitu melakukan pekerjaan agar proyek yang dimaksud tersebut berhasil sesuai dengan keinginan.
5. Project Monitoring & Control (Pemantauan dan Pengendalian Proyek), yaitu pengambilan langkah-langkah yang diperlukan sehingga pengoperasian proyek berjalan dengan lancar.
6. Project Closure (Penutupan Proyek), yaitu menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan semua penggunaan sumber daya.